Vende la leche cruda a una empresa que la comercializa con marca blanca, fabrica quesos y también vende yogures que le envasan en una fábrica de Valladolid. 

El año pasado fue su primer año y vendió 171.000 €. La empresa, además, tuvo beneficios y el negocio ganó 16.790 €, casi un 10% sobre las ventas. La verdad es que estaba contento. Tener beneficios el primer año es toda una proeza. 

Su primera Cuenta de Resultados, a la que Eduardo, su asesor le llamaba PyG (de Pérdidas y Ganacias, claro) fue la siguiente: 

Pero Florines no estaba contento del todo. 

Tenía dudas de si todo en su empresa eran beneficios. 

Así que le dijo a Eduardo que quería una Cuenta de Resultados con más detalle para analizarla a fondo y ver si se podían mejorar los números aún más. 

Eduardo se puso manos a la obra y le dijo lo siguiente a Florines: “Mira, podemos hacer lo siguiente: podemos desglosar las ventas y los gastos de tal forma que calculemos: 

1. Las ventas por cada línea de negocio, lo que nos dirá qué línea está produciendo más ventas.
2. Calcular los costes directos y veremos cuánto nos cuenta producir. 
3. De aquí sacaremos el Margen Bruto, que es la diferencia entre ventas y costes directos. 
4. Seguidamente, listaremos el resto de gastos de la empresa y veremos en qué estás gastando más dinero. 
5. De aquí sacaremos el Margen Neto, que es la diferencia entre el Margen Bruto y el resto de gastos. 
6. Finalmente, incluiremos los gastos del préstamo que pidió Florines y sacaremos el Resultado de Explotación que es la rentabilidad que está teniendo tu empresa. 

Pues, dicho y hecho, Eduardo se puso manos a la obra y esto es lo que le presentó a Florines: 

Y con esta Cuenta de Resultados, ¿qué vieron? 

Pues varias cosas importantes: 

• Que su principal línea de negocio son los yogures, con un 40% del total de las ventas. 

• Que su Coste de ventas es del 48,7%, lo cual no está nada mal. 
• Que sus principales costes son: 

• El Personal 
• El Envasado de los yogures y, 
• La alimentación de sus 25 vacas 

• Por fin, que su Resultado de Explotación es del 10,3% sobre las ventas, que también es una buena cifra para ser el primer año. 

Pero, aun así, Florines no estaba contento con esta información y quería indagar aún más. 

Así que le pidió a Eduardo que le hiciera una Cuenta de Resultados Analítica, donde viera los beneficios que había obtenido por cada línea de negocio. 

Y, Eduardo, se puso manos a la obra. Distribuyó los gastos entre las distintas líneas de negocio, si iban directamente a ellas, o con alguna regla de prorrata, si eran gastos comunes. Y obtuvo los siguientes resultados: 

Y es así como las sospechas de Florines se vieron cumplidas, dándose cuenta que la línea de negocio que le daba más ventas también le daba pérdidas y que con lo que más ganaba era con el queso. 

Por esto, en el año 2 hizo una serie de ajustes para reducir los costes en su línea de yogur y traspasando producción de la leche cruda al queso. 

Florines llegó el año 2 a unas ventas de 400.000 € y con todas sus líneas de negocio saneadas. 

Así que, con la historia de Florines espero que hayas aprendido lo siguiente: 

1. Para qué te sirve una Cuenta de Resultados 
2. Cómo construir una Cuenta de Pérdidas y Ganancias 
3. Cómo interpretarla y, 
4. QUE NO TODO ES LO QUE PARECE

Y, si todavía te quedan dudas de cómo hacer todo esto, tengo una Newsletter donde hablo de Finanzas y algo más. Una Newsletter que te ayudará a tomar decisiones inteligentes en tu negocio.

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La entrada Entiende tu cuenta de resultados con Florines se publicó primero en Midirectorfinanciero.

Hay muchos proyectos en los que invertir y la persona que te va a prestar el dinero quiere estar segura de que, al menos, has trabajado a fondo las Finanzas de tu idea de negocio. 

Y no te digo si lo que quieres es que un banco te preste dinero…  Pues, a pesar de lo crucial que es esto, muchos emprendedores no le dan la importancia que tiene al Plan Económico y Financiero y, o bien no consiguen financiación, o bien se arruinan perdiendo todos sus ahorros en un negocio que no tenía viabilidad desde el principio. 

Pero antes de seguir.

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Ahora, sí, sigamos.

Como bien sabrás, el Plan de Negocio es el documento donde vas a plasmar una idea original de negocio y tiene un doble objetivo: 

1. Comprobar si tu proyecto es VIABLE. 
2. Calcular cuánta FINANCIACIÓN vas a necesitar. 

Y es aquí donde el Plan Económico y Financiero toma protagonismo pues, hasta que no plasmes toda la información de tu idea de negocio en números no sabrás si tu proyecto es viable o no y cuánto dinero vas a necesitar para arrancarlo. 

Bien, pues vamos al lío. 

¿Qué tienes que preparar en tu Business Plan a nivel financiero? 

Pues para que tu Plan de Negocio refleje la viabilidad del negocio y sus necesidades de inversión tienes que preparar los siguientes documentos o Estados Financieros:

1. El Balance de Situación 
2. La Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
3. El Plan de Tesorería o Cash Flow 

Te los detallo: 

EL BALANCE DE SITUACIÓN

El Balance de Situación o Balance a secas es un documento dÓnde reflejamos el Activo y el Pasivo de la empresa.  

¿Y qué es lo que va en el Activo y qué es lo que va en el Pasivo? 

Empiezo por el Pasivo 

En el Pasivo tendremos:  

1. Lo que la empresa DEBE a terceras personas o entidades. 
2. Lo que la empresa GENERA, es decir, los BENEFICIOS (¡Ojo! O las PÉRDIDAS también) 

En cuanto a lo que la empresa DEBE pues tendríamos el dinero que los socios le prestan a la empresa para iniciar las actividades. Lo que conocemos por el Capital. 

También estarían los préstamos que inversores o bancos le presten a la empresa. 

Finalmente, estarían esos pagos pendientes que todavía no se han realizado como facturas de proveedores que todavía no se han realizado, los salarios del mes de los empleados, o los impuestos generados durante el mes pero que se pagan trimestralmente. 

En fin, todo aquello que deba la empresa, a corto plazo como pueda ser un proveedor, o a largo plazo, como puede ser el préstamo del banco. 

Y, como decía más arriba, aquí también van a ir los Beneficios o Pérdidas que se generen cada año. 

Fácil. 

En cuanto al Activo. 

Pues también muy fácil. Aquí tendremos: 

1. Lo que otros DEBEN a la empresa y, 
2. Lo que la empresa TIENE.

Con respecto a lo que le DEBEN a la empresa, lo que normalmente vas a encontrar aquí son los Clientes que no te han pagado aún las facturas o algún impuesto que salga a devolver y que te tenga que pagar Hacienda. 

Luego, tienes que poner lo que la empresa TIENE y aquí vas a encontrarte con: 

1. Los famosos ACTIVOS que son compras que ha realizado la empresa para comenzar su actividad. Aquí puedes tener ordenadores, mobiliario, vehículos, edificios o patentes que tenga la empresa. Son las inversiones de la empresa. Recuerda que estos activos, en su mayoría, van perdiendo valor a lo largo del tiempo. Son las famosas amortizaciones. 
2. También vas a tener las Existencias que son todos aquellos productos que ha fabricado la empresa o ha comprado para revender y que tiene guardados en el almacén. 
3. Y como último punto importante, pues todo el dinero que han puesto los inversores y que aún no se ha gastado y que tienes en el banco. 

¡Ah! Y recuerda una regla que se ha de cumplir obligatoriamente y es que el balance cuadra SIEMPRE. Es decir, que: 

ACTIVO = PASIVO 

Fácil también, ¿no? 

LA CUENTA DE RESULTADO O PYG (PÉRDIDAS Y GANANCIAS)

En este documento lo que vamos a reflejar son los INGRESOS Y GASTOS que ha tenido la empresa durante el año. 

Cuando termina el año haces la resta, Ingresos – Gastos, y el resultado que dé será el Beneficio o la Pérdida del año que, como te dije antes, irá en el PASIVO del Balance. 

¿Y por qué preparamos este documento aparte, si ya estaba metido en el Balance? 

Pues muy sencillo: porque al ver este documento desglosado vas a poder gestionar tu empresa mucho mejor.  

Vas a ver lo que vendes, por un lado, y lo que gastas, por el otro. Así podrás analizar si tus objetivos se cumplen y si la empresa es rentable o no. 

Una estructura sencilla de una Cuenta de Resultados puede ser la siguiente: 

EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA O CASH FLOW

 Para rematar, tienes que preparar el Presupuesto de Tesorería de tu futura empresa. 

¿Para qué nos sirve el Cash Flow? 

Pues, en el caso de Business Plan, te va a servir para 2 cosas: 

1. Saber cuándo tu idea de negocio va a empezar a dar dinero (monetizar que dicen en el entorno start up) 
2. Saber cuánto dinero va a necesitar el proyecto para iniciar su andadura. 

La forma de preparar el Business Plan es muy fácil. Para hacerlo te invito a que sigas estos 4 pasos: 

PASO 1: Apunta el saldo que esperas tener en el banco. Ese será tu saldo inicial, tu saldo de partida, el del mes 1.  

PASO 2:  Luego, refleja cuándo esperas recibir los COBROS de tus clientes. Es decir, que en tu Cuenta de Resultados puedes poner que vendes por 1.000 en enero pero, si prevés cobrar a 60 días, en tu Cash Flow el cobro debe de aparecer en marzo.  

PASO 3: Ahora es el momento de preparar el apartado de PAGOS donde incluirás:   

1. Los pagos a proveedores, por ejemplo, los gastos de teléfono o alquiler. Al igual que ocurre con los clientes, si crees que hay proveedores a los que les vas a pagar a 30 o 60 días tienes que reflejarlo de esa forma en tu Presupuesto de Tesorería. 
2. Los salarios, es decir, el líquido que tienes que pagar a tus trabajadores.  
3. Pagos de préstamos, si los tuvieras.  
4. Inversiones que quieras realizar en ese mes, por ejemplo, la compra de un ordenador. 
5. Finalmente, tendrás que incluir la parte de impuestos si es un mes de pago de impuestos. 

PASO 4: Sumas el saldo inicial en el banco más los cobros menos lo pagos y llegarás a un saldo final, que, si todo va bien, es lo que deberías de tener en el banco a finales del mes 1. 

Después de esto, ¿qué haces? Pues preparas el mes 2. El saldo inicial del mes 2 es el saldo final del mes 1. Y vuelves a realizar la misma operación mes a mes. 

Si quieres saber más, te invito a que leas nuestro post siguiente en el que, además, te regalo una plantilla Excel para preparar tu Cash Flow. Haz clic aquí para ir al post y descargar la plantilla. 

CONCLUSIONES

 Pues ya conoces los 3 documentos que tendrás que preparar para tener un Plan Financiero de garantías. 

Por supuesto, que vas a tener que aplicar muchas hipótesis y que, según lo optimista o pesimista que seas, estas hipótesis afectarán más o menos a los resultados finales. 

Normalmente, los emprendedores tienen un exceso de optimismo y preparan Planes de Negocio irreales en lo que, si los números no salen como quieren, donde pone 10 le ponen 100 y todo el Plan de Negocio sale positivo. Ya sabes: el papel lo aguanta todo. 

No te engañes con esto, he visto más de un emprendedor perder mucho dinero por el exceso de cariño a su idea de negocio (sin ir más lejos, yo mismo). 

“Así que mi mejor consejo es que valides tus hipótesis de mercado al máximo para no tener problemas y evitar perder mucho dinero e ilusiones” 

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La entrada Cómo elaborar el Plan Financiero de tu Plan de Empresa se publicó primero en Midirectorfinanciero.

Si es transitorio, seguramente podrás con ello. Tan solo que estarás un tiempo dándole largas a tus proveedores. Pero si se prolonga en el tiempo no podrás pagar ni a tus proveedores, ni a tus trabajadores ni a la temida Hacienda. 

A largo plazo, esta situación te puede llevar a la suspensión de pagos.

Antes de seguir.

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Seguimos.

No sé si recuerdas que, en nuestro anterior post, estuvimos hablando del Fondo de Maniobra, al que también se le conoce como Capital de Trabajo, que no es más que una traducción del inglés Working Capital. Nos quedamos con el nombre de Fondo de Maniobra que, como ya dijimos, es aquella parte del Activo Corriente que supera al Pasivo Corriente. 

Esto dicho así suena un poco complicado pero te refresco la memoria por si no te apetece releer nuestro anterior post:  

El Activo Corriente es la parte del Activo donde encontrarás las existencias (si tienes almacenados productos), lo que te deben tus clientes más lo que tienes en el banco. 

El Pasivo Corriente es la parte del Pasivo donde está lo que la empresa debe en las próximas semanas o meses. Básicamente, aquí tendrás a los proveedores y acreedores (que es lo mismo), los salarios que no hayas pagado, los préstamos del banco y los impuestos que debas a Hacienda y/o a la Seguridad Social. 

Es decir, LO QUE TIENES CONTRA LO QUE DEBES. 

Pues sí lo que tienes es menor que lo que debes… ¡¡¡PELIGRO!!!

Esto es lo que conocemos como Fondo de Maniobra negativo.

No siempre es malo tener un Fondo de Maniobra negativo pero ahí si que te vas a tener que leer mi anterior post porque es largo de contar y no me apetece repetirlo. 

Así que, seguramente, te estás planteando qué puedes hacer cuando te encuentres en una situación tan delicada como esta. 

CÓMO SOLUCIONAR UN FONDO DE MANIOBRA NEGATIVO

Como yo no soy de asustar a nadie sin darle soluciones te propongo algunas pautas a seguir pero tienes que ver si son aplicables a tu negocio o no: 

1. Mejora la gestión de cobros a clientes: esto es un básico. Si no tienes controlado el cobro de tus clientes vas mal. Es una de las principales causas de por qué empiezan los negocios a tener problemas de pago. Haz una lista de todos los clientes que tengas (vencidos y por vencer) y, cada semana, revísalos. Si hay alguno que se retrasa, directamente, utiliza el teléfono. Llámales porque mandar un email es solo una forma de no solucionar el problema. 
2. Vende parte del activo fijo para obtener liquidez: identifica, dentro de tu inmovilizado, si tienes recursos ociosos, algún bien que no utilices o del que puedas conseguir una alternativa más barata. Vende el activo que sea más caro y compra uno más barato o haz un renting o leasing. Por ejemplo, si tienes vehículos en la empresa, podrías ver el precio de mercado que tienen, venderlos si es interesante, y contratar un renting o un leasing. Así, consigues liquidez y mantienes los vehículos en la empresa para seguir funcionando. 
3. Aporta dinero como socio o amplia capital: si ves que la situación es bastante mala pero que se puede redirigir, una posible solución es que tú, como socio (o todos los socios de la empresa) le des un préstamo a la empresa (que luego te tiene que devolver). Si no, directamente, amplia capital. Si tú o tus socios no tenéis dinero para ampliar capital una alternativa es buscar inversores. Claro está, perderéis una parte del control de la sociedad. Pero quizás es mejor eso que la empresa pase a mejor vida… 
4. Sube los precios: otra alternativa para solucionar el problema más a medio plazo y un poco más delicada es subir precios. Pero, como digo, hay que hacerlo con mucho cuidado. En primer lugar, tienes que ver si tu mercado admite este aumento de precios y, luego, tienes que tener en cuenta que el aumento de precios tendrá efecto en unos meses: es decir, los primeros clientes que te compren a los nuevos precios te pagarán a 30-60 días así que los efectos no son inmediatos. 
5. Renegocia deudas bancarias: Si tienes préstamos del banco, una solución puede ser renegociar la deuda que tengas que pagar a corto plazo (Pasivo Corriente) y pasarla a largo plazo. Así, al bajar tu Pasivo Corriente puede ser que compense el Fondo de Maniobra negativo. 
6. Negocia la forma de pago con tus proveedores: siempre le insisto a mis clientes que tienen que adecuar el momento en el que cobran de sus clientes al momento en el que pagan a sus proveedores. Si no haces esto, en momentos de venta flojos vas a tener tensiones de tesorería y problemas de pago. 
7. Pide una línea de crédito: si el problema es transitorio, por ejemplo, porque en tu sector hay mucha estacionalidad, una solución puede ser pedir una línea de crédito. Esta te va a ayudar a tener liquidez en momentos puntuales. 

¡Ah! Y muy importante: empieza a hacer previsiones de tesorería. Así tendrás controlado tu cash flow y será más difícil encontrarte en esta situación. 

FONDO DE MANIOBRA IDEAL

Hablar de un Fondo de Maniobra ideal puede ser complicado pues según el sector y la empresa esto puede variar mucho. Pero sí que podemos dar una aproximación.  

Para ellos vamos a utilizar una ratio que es la Ratio del Fondo de Maniobra que se calcula así: 

Ratio FM = Activo corriente / Pasivo corriente 

Como imaginarás, si esta ratio es menor que cero es que estás en esa situación de Fondo de Maniobra negativo (¡¡Cuidado!!). 

Por supuesto, que queremos un Fondo de Maniobra que sea mayor que 1. Un 1 raspado también sería peligros pues cualquier eventualidad nos pondría en peligro. 

Así que la literatura económica recomienda que esta ratio esté entre 1,5 y 2 para así estar en una situación de tranquilidad. 

¿Y qué pasa si está por encima de 2? Pues por encima de 2 querría decir que tienes bastante liquidez en tu empresa y que quizás te convendría intentar invertir los excedentes para ganar un dinerito. Eso ya tienes que verlo tú: si prefieres arriesgar parte del dinero de la empresa para conseguir algunos beneficios vía intereses o prefieres dormir a pierna suelta.  

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Imagínate que tienes un restaurante, con una clientela fiel. Y en el que, debido a la competencia de la zona, decides bajar tus precios. Al principio, todo va bien. Y no solo no pierdes clientela sino que ves que aumentas tus reservas. 

Pero, conforme van pasando las semanas, cada vez te cuesta más pagar a tus proveedores. 

Te preguntas qué está pasando y, como estarás imaginando, la bajada de precios ha hecho que tu restaurante ha dejado de ser rentable. Cada cliente que llega te hace perder dinero y, el haber aumentado la clientela, está haciendo que cada vez pierdas más dinero. 

Pero no vamos a tratar este problema sino el hecho de que te has quedado sin dinero para pagar a tus proveedores. Lo que ganas con tus clientes no te da para pagar lo que debes. Y esto es el Fondo de Maniobra negativo. 

Si lo vieras en tu balance tendrías que fijarte si tu Activo Corriente (o a corto plazo) es menor que tu Pasivo Corriente. En este caso, lo que debes en el corto plazo (préstamos, proveedores, salarios, Hacienda) es mayor que la suma de lo que tienes (inventario, caja y cuentas bancarias), más lo que te deben (clientes y Hacienda, básicamente). 

Es decir, estás en una situación transitoria de falta de liquidez que, si se alarga en el tiempo (normalmente, pocos meses), te llevará a la suspensión de pagos porque no tienes dinero para pagar todo lo que debes. 

Si vas al principio, decía que «Un fondo de maniobra negativo te puede llevar a la quiebra… o no».

¿Y cuándo no te lleva a esta situación? Pues, por ejemplo, si eres un supermercado o un e-commerce, en donde cobras al contado y pagas a 60 días. Aquí, puedes invertir todo tu dinero que tienes en caja, en activos a largo plazo, por ejemplo, y llegar a un fondo de maniobra negativo puntual. Pero, como cobras al contado, si no hay problemas adicionales, tu situación de pagos seguramente no se va a resentir y no vas a llegar a esta situación que, es la antesala del cierre de muchos pequeños y medianos negocios como el tuyo. 

Probablemente, tu empresa se encuentre en el grupo de empresas que no cobra al contado o que, a pesar de todo, esté teniendo problemas de pago. Así que, tienes que controlar esta situación en todo momento y, si empiezas a tener problemas de pago, has de buscar dónde se están produciendo los desajustes. 

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A la conclusión que llegamos es que LA CULPA NO ES DE HACIENDA, SINO QUE TÚ ERES EL RESPONSABLE de esta situación. 

 Bien, pero como aquí no se trata de echar broncas a nadie sino de aportar soluciones y ayudarte a gestionar tu empresa te propongo, a continuación, un remedio, una medicina que espero te dé las claves para quitarte el dolor de cabeza que te supone pagar los impuestos. 

Son 5 pasos que te propongo y que a ver qué te parece:  

PASO 1: ABRE UNA CUENTA BANCARIA NUEVA

Lo primero que tenéis que hacer es abrir una nueva cuenta bancaria. Si tu banco es de los que cobran bastantes comisiones búscate una banca por internet que no cobre pues va a ser una cuenta con pocos movimientos. 

En esta nueva cuenta bancaria vas a ir guardando mes a mes todos los impuestos que has generado en ese período. 

Con esto, lo que vas a conseguir es que vas a eliminar de tu cuenta general ese dinero que realmente no es tuyo o de tu empresa sino que es de Hacienda. 

Además, mentalmente, te va a ayudar a hacer tu gestión de tesorería de forma más eficiente y adaptada al dinero que realmente tienes en tu cuenta corriente general.

PASO 2: CALCULA LOS IMPUESTOS GENERADOS EN EL MES

El siguiente paso es calcular los impuestos que generas cada mes para así guardarlo en la nueva cuenta corriente.  

Tendrías que hacer lo siguiente: 

• Suma tus ventas y calcula el IVA repercutido. 
• Contabiliza tus compras y gastos y calcula el IVA que te puedes deducir. 

• Resta al IVA soportado el IVA repercutido y traspasa esa cantidad a la cuenta corriente nueva, en caso de que el IVA repercutido sea mayor al soportado. 

(En caso de tener más IVA soportado que repercutido ten en cuenta que este sobrante te quedará para compensarlo al trimestre siguiente). 

• Revisa las facturas de proveedores que tienen IRPF y traspasa también esa cantidad a la nueva cuenta.

PASO 3: NO TE OLVIDES DEL IMPUESTO DE SOCIEDADES 

En el caso de tener una sociedad, no puedes olvidarte del Impuesto sobre Sociedades. El Impuesto sobre Sociedades (o sobre la Utilidad, en algunos países latinoamericanos) es un impuesto que grava los beneficios de las empresas. Aunque tengas que pagarlo el año siguiente al que se generan los beneficios lo mejor es ir haciendo hucha. Para ello:  

• suma tus ventas (sin IVA) y le restas tus compras y gastos (sin IVA también). Al resultado que te dé, si es positivo, calcúlale el 25% (En España) y mándalo también a tu nueva cuenta corriente. 
• Si en algún mes tienes pérdidas ve compensando la cantidad guardada restando estas pérdidas del global de beneficios generados hasta ese momento. 

PASO 4: REPITE ESTOS 3 PASOS CADA MES 

Pues bien, ya sabes cómo hacer el cálculo de los impuestos que tienes que guardar y tienes una nueva cuenta donde guardarlos. 

Así que ahora, cada mes, tienes que hacer lo mismo y, cuando termine el trimestre y tengas que pagar los impuestos, traspasa estas cantidades a tu cuenta normal (o domicilia tus impuestos en la nueva cuenta, lo que prefieras). 

PASO 5: ¿Y QUÉ HAGO SI GUARDO MÁS DE LO NECESARIO? 

Si hace mal los cálculos y guardas algo más de lo que debías déjalo en la cuenta corriente nueva.  

Así tendrás un remanente para esas pequeñas multas que Hacienda nos impone por los pequeños fallos cometidos o te sirve para el siguiente trimestre en el que harás los ajustes necesarios para guardar lo estrictamente necesario. 

Bueno, pues hasta aquí nuestro sistema para no tener problemas en nuestros pagos a Hacienda. Si lo aplicas, dejarás de tener problemas. Te lo digo por experiencia pues este sistema lo estamos aplicando en todos nuestros clientes y realmente funciona. 

Y, si sigues teniendo problemas de pago a Hacienda, aún aplicando este sistema, el problema o los problemas pueden ser otros. Seguramente, no estás generando suficiente caja para que tu empresa se mantenga. 

En este blog iremos desgranando todas esas problemáticas y te iré dando soluciones para que vayas corrigiendo tus desajustes en tesorería. 

Pero si no quieres esperar, nos puedes contactar por el formulario  o escribirnos a info@midirectorfinanciero.com 

Cuéntanos en los comentarios qué te parece esta solución y, si la estás aplicando, qué resultado te está dando. 

La entrada La solución para pagar tus impuestos sin (mucho) dolor se publicó primero en Midirectorfinanciero.

 Uno de los problemas que tienes de forma más recurrente es en el momento de pagar los impuestos y que, cada trimestre, te trae de cabeza. 

 Lo que primero que te viene a la mente son esos funcionarios de Hacienda que te persiguen constantemente y que te exprimen a impuestos y a los que pondrías en una hoguera a fuego lento. 

Pero tengo que decirte que Hacienda no es la culpable de que no tengas dinero para pagar tus impuestos, sino que es tu MALA GESTIÓN la que hace que cada trimestre tengas problemas de pago. 

 Ya sabemos que olvidar de la ecuación de tu Tesorería a Hacienda trae malas consecuencias. 

¿Y por qué te ocurre esto? 

La principal causa es que, cuando cobras de un cliente hay una gran parte, normalmente el 21% de la base de cada factura, que es de Hacienda.  

E, igualmente, tienes facturas de proveedores, que llevan retención de IRPF y que también pertenece a Hacienda. 

Ah, y si tienes beneficios también sabes que el año siguiente tienes que pasar por caja con el Impuesto sobre Sociedades…  

Y, bien, lo que haces normalmente como empresario es olvidarte de esto, pensando que es tuyo y utilizando este dinero para pagar a proveedores o para comprar un nuevo ordenador o para pagarte un plus ese mes.  

Al llegar el momento de pagar los impuestos no tienes dinero y te sigues preguntando por qué y cómo ha podido pasar otra vez. Así que, otro trimestre más que tienes que tirar de la línea de crédito, de la tarjeta de crédito, a lo mejor tienes que pedir aplazamiento de pago o, en el peor de los casos, impagas el impuesto porque hasta la semana siguiente no vas a tener liquidez. 

Y te vuelvo a decir que NO ES CULPA DE HACIENDA, SINO QUE ERES TU EL RESPONSABLE de esta situación.  

Nuestra mente siempre intenta buscar una causa externa de nuestros infortunios antes de admitir que somos los responsables, en primera persona, del 99% de los problemas que nos surgen en la vida.  

Con los impuestos no iba a ser diferente: sabes que los impuestos te llegan todos los trimestres, sabes que cuando cobras una factura hay una parte (el IVA) que se lo tienes que pagar a Hacienda, sabes que cuando un autónomo te factura con IRPF se lo tienes que pagar a Hacienda y sabes que, si en un mes determinado tienes beneficios, al año siguiente tendrás que pagar un 25% de esos beneficios en el Impuesto de Sociedades. 

Pues, si sabes todo esto, ¿por qué no le pones solución? 

 Quizás es que no sabes por dónde empezar y qué hacer para solucionar este problema. Pues para eso estoy aquí y, en el próximo post, te propondré un sistema muy sencillo para darle solución a todo esto. 

Así que, te espero en nuestra próxima entrada. 

La entrada Por qué tienes problemas para pagar tus impuestos se publicó primero en Midirectorfinanciero.

a) ¿Qué es una previsión de tesorería? 

Una previsión de tesorería no es más que una proyección a una semana, un mes, un año o varios años de los cobros y pagos que va a tener tu empresa. 

b) ¿Para qué sirve una previsión de tesorería? 

• En el corto plazo, sirve para saber si vas a tener un descubierto puntual en el banco y adelantarte. 
• También sirve para hacer un mejor seguimiento del cobro de tus clientes. Saber quién te debe y si, se retrasa, empezar con las gestiones de cobro. 
• En el más largo plazo, te servirá para saber hasta cuando puede aguantar tu empresa. Es decir, saber el punto a partir del cual tendrías que tomar decisiones drásticas, o anticiparte buscando financiación, nuevas líneas de negocio que te ayuden a mejorar tus números o cualquier otra acción que te ayude a salir de ese bache. 

• También y muy importante, una previsión de tesorería ayuda a saber cuándo puedes hacer determinada inversión: ya sea un software que hará crecer la productividad de tu empresa o ese  Director de Marketing con el que esperas duplicar las ventas o cualquier necesidad que tengas en tu negocio. Es primordial que conozcas cuál es el mejor momento para invertir sin comprometer tu tesorería. 

c) 4 Pasos para saber hasta cuándo tendrás gasolina en tu empresa.

A continuación, vamos a explicar los 4 pasos parar saber hasta cuándo tendrás gasolina en tu empresa, es decir, cómo hacer una previsión de tesorería.  

Así que, abre una hoja de Excel o coge un cuaderno si eres de los de papel y bolígrafo y sigue estos 4 pasos: 

PASO 1: Entra en tu banco o bancos y suma los saldos de todas tus cuentas bancarias. Ese será tu saldo inicial, tu saldo de partida, el del mes 1.  

PASO 2: Bajo el epígrafe de COBROS incluye todos los clientes a los que ya has vendido y estén pendientes de cobro.  

PASO 3: Ahora es el momento de preparar el apartado de PAGOS donde incluirás:  

1. Los pagos a proveedores que ya te han facturado o que sabes que ese mes 1 te van a facturar y te van a cobrar. Por ejemplo, los gastos de teléfono o alquiler.
2. Los salarios, es decir, el líquido que tienes que pagar a tus trabajadores. 
3. Pagos de préstamos, si los tuvieras. 
4. Inversiones que quieras realizar en ese mes, por ejemplo, la compra de un ordenador. 
5. Finalmente, tendrás que incluir la parte de impuestos si es un mes de pago de impuestos.

PASO 4: Sumas el saldo inicial en el banco más los cobros menos lo pagos y llegarás a un saldo final, que, si todo va bien, es lo que deberías de tener en el banco a finales del mes 1. 

Después de esto, ¿qué haces? Pues preparas el mes 2. El saldo inicial del mes 2 es el saldo final del mes 1, es decir, el resultado o saldo final que has obtenido en la columna del mes 1. Y vuelves a realizar la misma operación mes a mes. 

d) ¿Tienes dudas de cómo hacerlo? 

Si todavía sigues con dudas, aquí te doy la solución: un Excel para hacer tus Previsiones de Tesorería con explicaciones paso a paso de cómo hacerlas: 

Otra solución, escríbeme a info@midirectorfinanciero.com y te ayudaré con todo esto. 

e) Unos consejos antes de terminar 

Cosas importantes a tener en cuenta a la hora de trabajar tu cash flow: 

1. Mensualmente o trimestralmente tendrás que incluir el pago de impuestos. Lo más sencillo es que se lo pidas a tu gestoría o a tu contable, si lo tienes. 
2. Incluye las previsiones de venta y de gastos que tengas mes a mes, no solo lo que has facturado o que has recibido como factura de compra. 
3. Te diría que hagas una previsión, al menos, de 6-9 meses para ver si tu empresa puede tener problemas de pago o no y buscarle una solución.  
4. Y, finalmente, revisa todos los lunes tu previsión pues ya sabes que los negocios son cambiantes y que el control de Cash Flow es de las cosas más importantes que tienes que controlar en tu negocio. 

Dicen los anglosajones que Cash is King (la caja es el Rey) pero el conocido Guy Kawasaki dice que no solo es el Rey, sino también Reina y Príncipe y Princesa. Así que, si insisten tanto, toma nota. 

Eduardo Flores

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PLAN 6 SEMANAS

Lo primero que haremos es una auditoría a fondo de tu empresa que incluye:

1. Revisión contable, con un análisis en profundidad de la Cuenta de Resultados y del Balance para ver posibles problemas internos. 
2. Preparación de los Presupuestos Generales donde analizaremos objetivos de ventas, análisis de los costes de tu empresa y cómo reducir estos. 
3. Plan de Tesorería, para comprobar que la empresa no va a tener problemas de liquidez o cuándo será el mejor momento para realizar inversiones necesarias para el crecimiento de tu negocio. 
4. Preparación del Reporte Financiero mensual, es decir, un documento donde podrás ver la evolución mensual de tu empresa. 
5. Análisis de la Rentabilidad de tus clientes para detectar clientes que puedan dar pérdidas y tomar decisiones al respecto.  

Todo esto suena muy bien pero seguro que te estarás preguntando qué pasará después de estas 6 semanas. 

Tras estas 6 semanas damos cobertura con un acompañamiento mensual o trimestral dependiendo de lo grande o pequeña que sea tu empresa o tu negocio. Y te explico en qué consiste:  

ACOMPAÑAMIENTO MENSUAL

Una vez hecho este trabajo, empezamos con el trabajo mensual de Dirección Financiera donde se va controlando la tesorería, y se analizan mensualmente los resultados de la empresa con el Reporte Financiero. 

Aquí analizamos si la empresa va según el plan marcado, si hay desviaciones y cómo solucionarlo. 

Trabajaremos conjuntamente en la mejora continua de la empresa y en su control efectivo. Así, podrás tomar decisiones sin tener que hacer caso solo a tu intuición.

Bueno, ¿qué te parece todo esto que te he contado?  

Supone una TRANSFORMACIÓN DE TU NEGOCIO.

Es llevarlo a otro nivel de profesionalidad donde las decisiones se toman con base a tus números y a tu estrategia, dejando de lado la mera intuición o la ilusión por hacer nuevas cosas sin tener una base financiera que la apoye. 

Si quieres darle un vuelco a tu empresa o, simplemente, a gestionarla de forma más profesional te puedo acompañar en el camino y te ayudo a cumplir tus objetivos. 

Eduardo Flores

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• Nuestros objetivos empresariales: ¿Hemos aumentado ventas? ¿Hemos conseguido los clientes que nos propusimos? ¿Hemos puesto en marcha el ERP que necesita la empresa a gritos? ¿Y qué pasó con el Director de Marketing que tanto necesitábamos?
• Nuestros gastos: ¿nos hemos pasado de gastos? Si nos hemos pasado en los gastos, ¿ha sido porque hemos aumentado ventas? Y ¿ha tenido correlación la subida de gastos con la subida de ventas? Me explico: si tenías previsto un margen bruto (ventas menos compras) del 60%, ¿lo has conseguido? ¿O has bajado tu margen, por ejemplo, para captar a esos nuevos clientes que te han hecho subir las ventas? ¿Has medido cómo ha afectado esto a la rentabilidad de tu negocio?
• Nuestra tesorería: ¿me he endeudado para crecer? ¿Son mis ratios de endeudamiento correctos? Y, ¿qué ha pasado con la morosidad en mi empresa? ¿Ha subido porque no he controlado este aumento de ventas y el trabajo administrativo me ha comido?

Ummm, son muchas preguntas las que hay que hacerse y hay mucho que recapacitar sobre las decisiones tomadas a lo largo del año que acaba.

¿Y qué puedo hacer para tomar decisiones de una forma sencilla, fácil y rápida?

Pues tienes que preparar tu empresa para 2020, Seguidamente, algunas herramientas y tips que te van a ayudar:

1. Dedica un tiempo a pensar en tu Estrategia. Tienes que pararte a pensar qué quieres ser de mayor, hacia dónde quieres que se encamine tu empresa. La estrategia te va a ayudar a definir y decidir tus inversiones en tecnología, en activos fijos y en personal, entre otras cosas.
2. Prepara tus Presupuestos para 2020.Y te preguntarás para qué te tienes que meter en tanto lío, ¿verdad? Pues te voy a dar un par de razones:
   • El presupuesto de tu empresa te sirve para plasmar en números la estrategia de tu empresa: cuánto voy a vender, cuántos clientes nuevos vamos a conseguir, qué cuota de mercado vamos a ganar o qué nuevas líneas de negocio vamos a abrir.
   • El presupuesto te ayuda a controlar los gastos de tu empresa y que el comercial de turno no gaste más de lo planeado. Te ayuda a saber lo que tienes que vender y el margen que tienes que conseguir para que des beneficio
   • Y, por último, te ayuda a conocer las tripas de tu empresa por el trabajo que conlleva el pensar y trabajar a fondo sobre tu empresa.
3. Prepara un Presupuesto de Tesorería: pues no, aún no hemos terminado y es que, queda una de las partes más importantes que tienes que controlar en tu empresa: la caja, el cash, el dinero, la pasta…como quieras llamarlo.

¿Cuáles son los apartados que tiene un Presupuesto Empresarial?

• Ventas: puedes plantear tu proyección de ventas a partir de un crecimiento en % sobre el año que acaba. O, si vas a vender en un nuevo canal, hacer estimaciones a partir de datos de la competencia. También es conveniente calcular las ventas por Comercial o por zona para marcar los objetivos de venta mensuales, trimestrales y anuales.
• Compras: muy importante en caso de empresas que venden productos, no tanto, claro está, para empresas de servicios. La importancia viene porque en la medida en que mejor compres, mejores precios podrás poner y mayor rentabilidad puedes conseguir. Así que, ponte las pilas, y negocia desde ya con tus mejores proveedores.
• Personal: nada que decir sobre la importancia de esta partida pues, junto con las compras suele ser la más importante de la empresa. Es muy importante reflexionar sobre las necesidades de personal y que van a estar en relación con el aumento de ventas que has previsto. Si vendes más, harán falta más recursos en el departamento de ventas o en el de administración.
• Gastos de explotación: aquí va todo el resto de costes de la empresa, desde los alquileres hasta las dietas.
• Inversiones: otra de las partidas importantes y que va en la cuenta de resultado vía amortizaciones. ¿Qué quiere decir esto? Pues que si compras, por ejemplo, un inmovilizado que te cuesta 10.000€, cada año solo irá un trocito de estos 10.000€ en la cuenta de resultados como gasto del año.

¿Es importante preparar un Presupuesto de Tesorería?

Para ver su importancia, sigamos con las amortizaciones. Cómo te decía, una parte de tu inmovilizado va a ir a la cuenta de resultados cada año en forma de gasto. Digamos, por ejemplo, un 20%, es decir, 2.000€ cada año. ¿Pero qué pasa en tu tesorería? Pues sí, que tienes que pagar los 10.000 € cuando compras el bien. Esta es una de las razones por las que tú cuenta de resultados refleja beneficios pero no tienes dinero en tu cuenta corriente.

Así que prepara un Presupuesto donde se reflejen los cobros previstos y todos los pagos mensuales para ver si en alguna época del año vas a estar corto de dinero y anticiparte al problema.

Prepárate “que vienen curvas”

Todos los analistas y gobiernos nos vienen previniendo de la próxima crisis como puedes leer en este artículo de Cinco Días.

Nosotros estamos preparando a nuestros clientes de la mejor forma posible:

• Todos los meses vemos la Cuenta de Resultados y la comparamos con el año anterior y con el presupuesto para ver así las desviaciones e intentar dar solución a los problemas.
• Todos lo lunes preparamos un cuadro de tesorería de la semana para ver si hay suficiente dinero para hacer frente a los pagos y también analizamos los clientes pendientes de cobro.
• Y, juntos, analizamos los datos y les ayudamos a tomar decisiones.

A ti también te podemos ayudar a preparar tu empresa para 2020. Solo tienes que llamarnos al 636 939 414 o contactarnos en info@midirectorfinanciero.com . Llámanos sin compromiso.

Y eso es todo por ahora, como diría de nuevo Mecano…”Te decimos adiós y pedimos a Dios que en el año que viene a ver si en vez de un millón pueden ser dos…”

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Por supuesto que, cuanto mayor sea el plazo de tu previsión, mayor es la incertidumbre y, por tanto, mayores desviaciones puede haber en tus cálculos. Por esto, siempre tienes que estar revisando tus previsiones.

PREVISIONES DE TESORERÍA A CORTO PLAZO (I)

Lo primero que tienes que aprender es a realizar previsiones de tesorería a muy corto plazo, es decir, semanales. Te recomiendo que cada lunes, a primera hora de la mañana, realices esta proyección de tesorería.

¿Y que tengo que hacer?

Pues muy fácil.

Prepara una hoja de Excel sencilla donde vayas a plasmar tus cobros y pagos previstos de la semana. En este enlace te dejamos un ejemplo.

¿Y cuál sería el procedimiento a seguir?

Pues, en primer lugar, tienes que entrar en tu banco o en los bancos en los que tengas cuentas corrientes, líneas de crédito o cualquier otro producto que afecte a tu saldo bancario. Coge los saldos de las cuentas bancarias y ponlos en tu hoja de cálculo.

Nota: en el caso de líneas de crédito de las que hayas dispuesto, si ves que tu saldo a final de semana va a ser positivo puedes traspasar dinero y ahorrar unos euros en intereses (sabes que una parte del coste de las líneas de crédito viene por la cantidad de dinero que estés disponiendo de la línea).

Después de esto, pon en tu cuadro los cobros previstos. Si tú empresa tiene cierta entidad estaréis utilizando un ERP. Pues bien, entra en tu ERP y mira los clientes que tienen facturas que van a vencer en la semana en la que estás haciendo la previsión.

Al mismo tiempo, tendrás que poner los clientes que vencieron en la semana anterior y no pagaron. Esto te servirá también de recordatorio para hacer tus gestiones de cobro.

Una vez incluidos tus cobros previstos, toca la parte de los pagos pendientes y que vencen o tocan realizar en la semana que comienzas. Aquí tienes que tener en cuenta tanto tus proveedores como tus acreedores, nóminas, impuestos o cualquier inversión que tengas que realizar en esa semana.

A modo de recordatorio, y para que no se te pase en las primeras semanas en las que vas a hacer tus primeras previsiones:

• En la primera semana del mes recuerda poner los siguientes gastos:

• Alquileres
• Cuotas de proveedores de servicios (hosting, telefonía, etc)
• Proveedores habituales: algunas empresas realizan un solo pago mensual, por ejemplo, el día 1 de cada mes. Si este es tu caso, calcula los pagos a proveedores habituales e inclúyelos en tu previsión-
• Nóminas (si es que no las pagas los últimos días del mes)
• Segunda semana: los pagos más usuales son:

• Acreedores que envían recibos a tu cuenta
• Proveedores habituales

• Tercera semana:

• Lo más importante esta semana son los impuestos. Dependerá de si tienes liquidación mensual o trimestral que tendrás que incluir tus pagos de impuestos todas las terceras semanas de mes o acordarte cada 3 meses de incluirlos (Recuerda: normalmente, abril, julio, octubre y enero).
• Acreedores que envían recibos a tu cuenta
• Proveedores habituales
• Última semana del mes:

• Semana también muy importante porque suelen llegar los seguros sociales y las cuotas de autónomos
• Nóminas: si tu costumbre es pagarlas a final de mes, acuérdate de incluirlo en tu previsión pues es uno de los pagos más importantes del mes.
• eedores que envían recibos a tu cuenta
• Proveedores habituales

Por último, tienes que incluir en tu previsión:

• La compra de inmovilizado (ordenadores, mobiliario, etc);
• De alguna inversión presupuestada de antemano (reparaciones en la oficina, creación de tu web, etc)
• Pagos imprevistos que sean importantes (provisión de fondos a un abogado por una demanda de un trabajador, proveedor, etc)

Con esto tendrías perfectamente controlado tu cash a corto plazo, imprescindible para anticipar descubiertos y tomar medidas de antemano: adelanto de cobros, por ejemplo, descontando pagarés, retraso de algún pago con proveedores de confianza, ampliación de tu línea de crédito o postergando la compra de algún inmovilizado. Pero entraremos más en detalle sobre los descubiertos en cuenta en nuestra próxima entrega.

¡¡¡NO TE LA PIERDAS!!!

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