Vende la leche cruda a una empresa que la comercializa con marca blanca, fabrica quesos y también vende yogures que le envasan en una fábrica de Valladolid. 

El año pasado fue su primer año y vendió 171.000 €. La empresa, además, tuvo beneficios y el negocio ganó 16.790 €, casi un 10% sobre las ventas. La verdad es que estaba contento. Tener beneficios el primer año es toda una proeza. 

Su primera Cuenta de Resultados, a la que Eduardo, su asesor le llamaba PyG (de Pérdidas y Ganacias, claro) fue la siguiente: 

Pero Florines no estaba contento del todo. 

Tenía dudas de si todo en su empresa eran beneficios. 

Así que le dijo a Eduardo que quería una Cuenta de Resultados con más detalle para analizarla a fondo y ver si se podían mejorar los números aún más. 

Eduardo se puso manos a la obra y le dijo lo siguiente a Florines: “Mira, podemos hacer lo siguiente: podemos desglosar las ventas y los gastos de tal forma que calculemos: 

1. Las ventas por cada línea de negocio, lo que nos dirá qué línea está produciendo más ventas.
2. Calcular los costes directos y veremos cuánto nos cuenta producir. 
3. De aquí sacaremos el Margen Bruto, que es la diferencia entre ventas y costes directos. 
4. Seguidamente, listaremos el resto de gastos de la empresa y veremos en qué estás gastando más dinero. 
5. De aquí sacaremos el Margen Neto, que es la diferencia entre el Margen Bruto y el resto de gastos. 
6. Finalmente, incluiremos los gastos del préstamo que pidió Florines y sacaremos el Resultado de Explotación que es la rentabilidad que está teniendo tu empresa. 

Pues, dicho y hecho, Eduardo se puso manos a la obra y esto es lo que le presentó a Florines: 

Y con esta Cuenta de Resultados, ¿qué vieron? 

Pues varias cosas importantes: 

• Que su principal línea de negocio son los yogures, con un 40% del total de las ventas. 

• Que su Coste de ventas es del 48,7%, lo cual no está nada mal. 
• Que sus principales costes son: 

• El Personal 
• El Envasado de los yogures y, 
• La alimentación de sus 25 vacas 

• Por fin, que su Resultado de Explotación es del 10,3% sobre las ventas, que también es una buena cifra para ser el primer año. 

Pero, aun así, Florines no estaba contento con esta información y quería indagar aún más. 

Así que le pidió a Eduardo que le hiciera una Cuenta de Resultados Analítica, donde viera los beneficios que había obtenido por cada línea de negocio. 

Y, Eduardo, se puso manos a la obra. Distribuyó los gastos entre las distintas líneas de negocio, si iban directamente a ellas, o con alguna regla de prorrata, si eran gastos comunes. Y obtuvo los siguientes resultados: 

Y es así como las sospechas de Florines se vieron cumplidas, dándose cuenta que la línea de negocio que le daba más ventas también le daba pérdidas y que con lo que más ganaba era con el queso. 

Por esto, en el año 2 hizo una serie de ajustes para reducir los costes en su línea de yogur y traspasando producción de la leche cruda al queso. 

Florines llegó el año 2 a unas ventas de 400.000 € y con todas sus líneas de negocio saneadas. 

Así que, con la historia de Florines espero que hayas aprendido lo siguiente: 

1. Para qué te sirve una Cuenta de Resultados 
2. Cómo construir una Cuenta de Pérdidas y Ganancias 
3. Cómo interpretarla y, 
4. QUE NO TODO ES LO QUE PARECE

Y, si todavía te quedan dudas de cómo hacer todo esto, tengo una Newsletter donde hablo de Finanzas y algo más. Una Newsletter que te ayudará a tomar decisiones inteligentes en tu negocio.

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La entrada Entiende tu cuenta de resultados con Florines se publicó primero en Midirectorfinanciero.

Hay muchos proyectos en los que invertir y la persona que te va a prestar el dinero quiere estar segura de que, al menos, has trabajado a fondo las Finanzas de tu idea de negocio. 

Y no te digo si lo que quieres es que un banco te preste dinero…  Pues, a pesar de lo crucial que es esto, muchos emprendedores no le dan la importancia que tiene al Plan Económico y Financiero y, o bien no consiguen financiación, o bien se arruinan perdiendo todos sus ahorros en un negocio que no tenía viabilidad desde el principio. 

Pero antes de seguir.

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Ahora, sí, sigamos.

Como bien sabrás, el Plan de Negocio es el documento donde vas a plasmar una idea original de negocio y tiene un doble objetivo: 

1. Comprobar si tu proyecto es VIABLE. 
2. Calcular cuánta FINANCIACIÓN vas a necesitar. 

Y es aquí donde el Plan Económico y Financiero toma protagonismo pues, hasta que no plasmes toda la información de tu idea de negocio en números no sabrás si tu proyecto es viable o no y cuánto dinero vas a necesitar para arrancarlo. 

Bien, pues vamos al lío. 

¿Qué tienes que preparar en tu Business Plan a nivel financiero? 

Pues para que tu Plan de Negocio refleje la viabilidad del negocio y sus necesidades de inversión tienes que preparar los siguientes documentos o Estados Financieros:

1. El Balance de Situación 
2. La Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
3. El Plan de Tesorería o Cash Flow 

Te los detallo: 

EL BALANCE DE SITUACIÓN

El Balance de Situación o Balance a secas es un documento dÓnde reflejamos el Activo y el Pasivo de la empresa.  

¿Y qué es lo que va en el Activo y qué es lo que va en el Pasivo? 

Empiezo por el Pasivo 

En el Pasivo tendremos:  

1. Lo que la empresa DEBE a terceras personas o entidades. 
2. Lo que la empresa GENERA, es decir, los BENEFICIOS (¡Ojo! O las PÉRDIDAS también) 

En cuanto a lo que la empresa DEBE pues tendríamos el dinero que los socios le prestan a la empresa para iniciar las actividades. Lo que conocemos por el Capital. 

También estarían los préstamos que inversores o bancos le presten a la empresa. 

Finalmente, estarían esos pagos pendientes que todavía no se han realizado como facturas de proveedores que todavía no se han realizado, los salarios del mes de los empleados, o los impuestos generados durante el mes pero que se pagan trimestralmente. 

En fin, todo aquello que deba la empresa, a corto plazo como pueda ser un proveedor, o a largo plazo, como puede ser el préstamo del banco. 

Y, como decía más arriba, aquí también van a ir los Beneficios o Pérdidas que se generen cada año. 

Fácil. 

En cuanto al Activo. 

Pues también muy fácil. Aquí tendremos: 

1. Lo que otros DEBEN a la empresa y, 
2. Lo que la empresa TIENE.

Con respecto a lo que le DEBEN a la empresa, lo que normalmente vas a encontrar aquí son los Clientes que no te han pagado aún las facturas o algún impuesto que salga a devolver y que te tenga que pagar Hacienda. 

Luego, tienes que poner lo que la empresa TIENE y aquí vas a encontrarte con: 

1. Los famosos ACTIVOS que son compras que ha realizado la empresa para comenzar su actividad. Aquí puedes tener ordenadores, mobiliario, vehículos, edificios o patentes que tenga la empresa. Son las inversiones de la empresa. Recuerda que estos activos, en su mayoría, van perdiendo valor a lo largo del tiempo. Son las famosas amortizaciones. 
2. También vas a tener las Existencias que son todos aquellos productos que ha fabricado la empresa o ha comprado para revender y que tiene guardados en el almacén. 
3. Y como último punto importante, pues todo el dinero que han puesto los inversores y que aún no se ha gastado y que tienes en el banco. 

¡Ah! Y recuerda una regla que se ha de cumplir obligatoriamente y es que el balance cuadra SIEMPRE. Es decir, que: 

ACTIVO = PASIVO 

Fácil también, ¿no? 

LA CUENTA DE RESULTADO O PYG (PÉRDIDAS Y GANANCIAS)

En este documento lo que vamos a reflejar son los INGRESOS Y GASTOS que ha tenido la empresa durante el año. 

Cuando termina el año haces la resta, Ingresos – Gastos, y el resultado que dé será el Beneficio o la Pérdida del año que, como te dije antes, irá en el PASIVO del Balance. 

¿Y por qué preparamos este documento aparte, si ya estaba metido en el Balance? 

Pues muy sencillo: porque al ver este documento desglosado vas a poder gestionar tu empresa mucho mejor.  

Vas a ver lo que vendes, por un lado, y lo que gastas, por el otro. Así podrás analizar si tus objetivos se cumplen y si la empresa es rentable o no. 

Una estructura sencilla de una Cuenta de Resultados puede ser la siguiente: 

EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA O CASH FLOW

 Para rematar, tienes que preparar el Presupuesto de Tesorería de tu futura empresa. 

¿Para qué nos sirve el Cash Flow? 

Pues, en el caso de Business Plan, te va a servir para 2 cosas: 

1. Saber cuándo tu idea de negocio va a empezar a dar dinero (monetizar que dicen en el entorno start up) 
2. Saber cuánto dinero va a necesitar el proyecto para iniciar su andadura. 

La forma de preparar el Business Plan es muy fácil. Para hacerlo te invito a que sigas estos 4 pasos: 

PASO 1: Apunta el saldo que esperas tener en el banco. Ese será tu saldo inicial, tu saldo de partida, el del mes 1.  

PASO 2:  Luego, refleja cuándo esperas recibir los COBROS de tus clientes. Es decir, que en tu Cuenta de Resultados puedes poner que vendes por 1.000 en enero pero, si prevés cobrar a 60 días, en tu Cash Flow el cobro debe de aparecer en marzo.  

PASO 3: Ahora es el momento de preparar el apartado de PAGOS donde incluirás:   

1. Los pagos a proveedores, por ejemplo, los gastos de teléfono o alquiler. Al igual que ocurre con los clientes, si crees que hay proveedores a los que les vas a pagar a 30 o 60 días tienes que reflejarlo de esa forma en tu Presupuesto de Tesorería. 
2. Los salarios, es decir, el líquido que tienes que pagar a tus trabajadores.  
3. Pagos de préstamos, si los tuvieras.  
4. Inversiones que quieras realizar en ese mes, por ejemplo, la compra de un ordenador. 
5. Finalmente, tendrás que incluir la parte de impuestos si es un mes de pago de impuestos. 

PASO 4: Sumas el saldo inicial en el banco más los cobros menos lo pagos y llegarás a un saldo final, que, si todo va bien, es lo que deberías de tener en el banco a finales del mes 1. 

Después de esto, ¿qué haces? Pues preparas el mes 2. El saldo inicial del mes 2 es el saldo final del mes 1. Y vuelves a realizar la misma operación mes a mes. 

Si quieres saber más, te invito a que leas nuestro post siguiente en el que, además, te regalo una plantilla Excel para preparar tu Cash Flow. Haz clic aquí para ir al post y descargar la plantilla. 

CONCLUSIONES

 Pues ya conoces los 3 documentos que tendrás que preparar para tener un Plan Financiero de garantías. 

Por supuesto, que vas a tener que aplicar muchas hipótesis y que, según lo optimista o pesimista que seas, estas hipótesis afectarán más o menos a los resultados finales. 

Normalmente, los emprendedores tienen un exceso de optimismo y preparan Planes de Negocio irreales en lo que, si los números no salen como quieren, donde pone 10 le ponen 100 y todo el Plan de Negocio sale positivo. Ya sabes: el papel lo aguanta todo. 

No te engañes con esto, he visto más de un emprendedor perder mucho dinero por el exceso de cariño a su idea de negocio (sin ir más lejos, yo mismo). 

“Así que mi mejor consejo es que valides tus hipótesis de mercado al máximo para no tener problemas y evitar perder mucho dinero e ilusiones” 

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